Od kwietnia 2028 wszystkie spółki zarejestrowane w Wielkiej Brytanii mają składać roczne accounts do Companies House w formacie iXBRL przez komercyjne oprogramowanie. Dotyczy to zarówno firm składających accounts samodzielnie, jak i korzystających z księgowego lub agenta. Dotychczasowe webowe i papierowe kanały składania rocznych accounts mają zostać zamknięte dla tego rodzaju filingów.
Dla małej spółki nie oznacza to, że trzeba już dziś kupować nowy system, ale warto sprawdzić, kto będzie odpowiadał za filing od 2028 roku, czy obecne oprogramowanie księgowe planuje obsługę iXBRL i czy dane księgowe są prowadzone w sposób, który pozwoli uniknąć ręcznego przepisywania ich tuż przed terminem.
Co dokładnie zmieni się od kwietnia 2028?
Companies House zapowiedział, że od kwietnia 2028 roczne accounts wszystkich UK registered companies będą składane przy użyciu komercyjnego oprogramowania w formacie iXBRL. System webowy Companies House i papierowe składanie accounts mają przestać być dostępne dla rocznych sprawozdań.
Nie oznacza to zamknięcia wszystkich usług online Companies House. Inne zgłoszenia, takie jak confirmation statement czy aktualizacja danych dyrektora, mają nadal korzystać z odpowiednich usług rejestru.
Czy zmiana dotyczy micro-entity i small company?
Tak. Obowiązek software filing ma dotyczyć wszystkich spółek, w tym małych spółek i micro-entities. Jednocześnie reforma przewiduje szerszy zakres danych przekazywanych do rejestru przez małe podmioty, w tym profit and loss account.
Companies House zapowiedział możliwość niewyświetlania publicznie profit and loss account małych spółek i micro-entities, ale sam obowiązek przekazania wymaganych danych do rejestru jest czymś innym niż zakres informacji widoczny publicznie.
Co sprawdzić u księgowego lub biura rachunkowego?
Jeżeli accounts składa za Ciebie accountant, zapytaj, czy obecny pakiet księgowy i proces filingowy będzie zgodny z wymaganiami od kwietnia 2028. Ustal też, czy koszt komercyjnego filing software będzie wliczony w obsługę, czy pojawi się jako osobna opłata.
Nie zakładaj, że sam fakt korzystania z księgowego automatycznie rozwiązuje temat. Odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe złożenie accounts pozostaje ważnym obowiązkiem spółki i jej directors.
Co jeśli dziś prowadzisz księgowość w arkuszu lub prostym programie?
Arkusz kalkulacyjny może nadal służyć do części wewnętrznych obliczeń, ale samo przesłanie rocznych accounts do Companies House będzie wymagało obsługi przez zgodne oprogramowanie. W praktyce trzeba więc przewidzieć sposób przeniesienia danych z obecnego systemu do narzędzia filingowego.
Im więcej ręcznego przepisywania na koniec roku, tym większe ryzyko rozbieżności. Warto wcześniej uporządkować chart of accounts, salda otwarcia, należności, zobowiązania, środki trwałe i dokumentację potrzebną do zamknięcia roku.
Czy trzeba kupować software już w 2026 roku?
Nie ma takiej potrzeby wyłącznie z powodu tej reformy. Termin kwiecień 2028 daje czas na porównanie narzędzi i obserwowanie listy dostawców publikowanej przez Companies House. Zakup zbyt wcześnie może oznaczać płacenie za funkcję, której przez kilkanaście miesięcy nie wykorzystasz.
Rozsądniej jest teraz ustalić model: własny filing czy księgowy, obecny system księgowy czy migracja oraz kto odpowiada za przygotowanie danych. Wybór konkretnego pakietu można zrobić bliżej wejścia obowiązku, gdy wymagania i oferty dostawców będą stabilniejsze.
Plan przygotowania małej spółki
Najpierw sprawdź swój accounting reference date i zwykły termin złożenia accounts. Następnie ustal, czy filing wykonujesz sam, czy przez agenta. Zapisz nazwę obecnego systemu księgowego i sprawdź jego plany dotyczące iXBRL oraz Companies House software filing.
Najpóźniej w roku poprzedzającym zmianę przeprowadź próbne zamknięcie danych w takim samym układzie, jaki będzie używany do filing. Dzięki temu problem z mapowaniem kont, formatem danych lub brakującymi informacjami nie ujawni się dopiero w dniu deadline.
Czytaj także
Najczęściej zadawane pytania
Czy od kwietnia 2028 będzie można wysłać annual accounts przez stronę Companies House?
Nie. Companies House zapowiedział zamknięcie webowego i papierowego składania rocznych accounts i przejście na filing przez komercyjne oprogramowanie w formacie iXBRL.
Czy obowiązek obejmie jednoosobową działalność self-employed?
Zmiana dotyczy UK registered companies składających accounts do Companies House. Self-employed sole trader nie składa rocznych company accounts do Companies House na tej samej zasadzie.
Czy księgowy może złożyć accounts za spółkę?
Tak. Filing przez komercyjne oprogramowanie może wykonywać spółka albo jej accountant lub inny agent.
Czy trzeba czekać do 2028 z porządkowaniem danych?
Nie. Najwięcej korzyści daje wcześniejsze uporządkowanie procesu księgowego, natomiast zakup konkretnego programu można zaplanować bliżej wejścia obowiązku.