Od 6 kwietnia 2027 HMRC rozpocznie obowiązkowe raportowanie wybranych benefits in kind w czasie rzeczywistym przez payroll. W pierwszej fazie obejmie to company cars, car fuel, vans, van fuel oraz employer-provided medical benefits. Dane mają być raportowane w Full Payment Submission, czyli w tym samym procesie RTI, w którym pracodawca raportuje wynagrodzenia.
Pozostałe benefits in kind mają w większości wejść do obowiązkowego payrolling od kwietnia 2028, z wyjątkiem employer-provided loans i accommodation, dla których harmonogram obowiązkowego wdrożenia ma zostać potwierdzony osobno. Mała firma powinna więc zacząć od listy świadczeń, a nie od założenia, że od 2027 każdy benefit będzie traktowany identycznie.
Które benefits in kind będą obowiązkowe od 6 kwietnia 2027?
Pierwsza faza obejmie samochody służbowe, paliwo do samochodów służbowych, vans, van fuel oraz świadczenia medyczne finansowane przez pracodawcę. Podlegające opodatkowaniu wartości tych świadczeń mają być raportowane przez payroll w czasie rzeczywistym.
Jeżeli firma nie zapewnia żadnego z tych świadczeń, sama data 6 kwietnia 2027 nie oznacza automatycznie nowego raportowania wszystkich innych benefitów. Trzeba jednak przygotować się na kolejną fazę od kwietnia 2028.
Co zmieni się w praktyce w payroll?
Raportowanie ma odbywać się przez Full Payment Submission. HMRC przewiduje dodatkowe pola dla świadczeń objętych pierwszą fazą, tak aby taxable value oraz związane z nią zobowiązania mogły być rozliczane w cyklu payroll zamiast dopiero po zakończeniu roku podatkowego.
To oznacza, że dane o beneficie muszą trafić do osoby prowadzącej payroll odpowiednio wcześnie. Informacja przesłana kilka miesięcy po fakcie może już nie pasować do procesu raportowania w czasie rzeczywistym.
Jak przygotować dane o samochodach, paliwie i medical cover?
Przy samochodach trzeba uporządkować informacje potrzebne do określenia taxable benefit, daty udostępnienia i zakończenia korzystania oraz zmiany pojazdu. Analogicznie należy pilnować momentu rozpoczęcia lub zakończenia świadczeń związanych z paliwem, vanem albo prywatną opieką medyczną.
Jeżeli broker ubezpieczeniowy, fleet provider lub inny dostawca przekazuje dane dopiero po zakończeniu roku, warto wcześniej ustalić, czy od 2027 może dostarczać je w rytmie pozwalającym na prawidłowy payroll.
Czy trzeba rejestrować każdy benefit w HMRC przed 2027?
Dla świadczeń, które od kwietnia 2027 stają się obowiązkowo payrolled, kluczowe będzie poprawne raportowanie w payroll. Dla świadczeń nieobjętych pierwszą fazą HMRC planuje od listopada 2026 otwarcie usługi rejestracji dobrowolnego payrolling na rok 2027/28.
Nie warto więc mieszać dwóch ścieżek: mandatory payrolling pierwszej grupy i voluntary payrolling pozostałych świadczeń. Przed zmianą ustaw w systemie payroll osobne kategorie.
Co stanie się z P11D?
Reforma ogranicza zależność od końcoworocznego raportowania benefitów, ponieważ objęte nią świadczenia będą raportowane na bieżąco. To nie oznacza jednak, że wszystkie obowiązki związane z P11D i P11D(b) znikają w jednym momencie dla każdego rodzaju świadczenia i każdego okresu.
Przy przejściu między systemami należy korzystać z aktualnych instrukcji HMRC dla danego tax year i nie przenosić automatycznie zasad z poprzedniego roku.
Lista kontrolna dla małego pracodawcy
Zrób listę wszystkich świadczeń otrzymywanych przez employees i directors. Oznacz, które należą do pierwszej fazy 2027. Sprawdź, kto wylicza taxable value, skąd pochodzą dane i jak szybko są dostępne. Następnie potwierdź u dostawcy payroll software, że planowana wersja obsłuży nowe pola FPS.
Na koniec ustal wewnętrzny termin zgłaszania zmian. Nowy samochód, zakończenie medical cover lub zmiana paliwa nie powinny docierać do osoby prowadzącej payroll przypadkowo po kilku tygodniach.
Czytaj także
Najczęściej zadawane pytania
Od kiedy zaczyna się pierwsza faza mandatory payrolling benefits in kind?
Od 6 kwietnia 2027.
Jakie świadczenia obejmie pierwsza faza?
Company cars, car fuel, vans, van fuel oraz employer-provided medical benefits.
Czy większość pozostałych benefits in kind wejdzie w 2027?
Nie. HMRC planuje drugą fazę od kwietnia 2028 dla większości pozostałych benefitów.
Czy loans i accommodation będą obowiązkowe od kwietnia 2028?
Nie należy tego zakładać. HMRC wskazuje, że obowiązkowy harmonogram dla employer-provided loans i accommodation ma zostać potwierdzony później.