Quote, Purchase Order i Invoice nie są tym samym dokumentem. W małej firmie w UK łatwo wpaść w chaos, gdy ustalenia są w WhatsAppie, cena w e-mailu, klient wysyła numer PO po rozpoczęciu pracy, a faktura zawiera inny opis niż zaakceptowana oferta. Prosty obieg dokumentów ogranicza spory o zakres, cenę i termin płatności.
Quote: oferta przed rozpoczęciem pracy
Quote, czyli wycena/oferta, opisuje co firma wykona i za jaką cenę. Powinna być wystarczająco konkretna, aby obie strony rozumiały zakres.
- opis usługi lub towaru;
- cena netto/brutto zgodnie z sytuacją podatkową;
- co jest wliczone;
- co nie jest wliczone;
- termin lub okno wykonania;
- ważność oferty;
- warunki płatności.
Purchase Order: zamówienie klienta
W firmach B2B klient może wymagać Purchase Order, czyli formalnego zamówienia z własnym numerem PO. Dla wykonawcy jest to ważny dokument, bo potwierdza, że zakup został zatwierdzony w systemie klienta.
Przed rozpoczęciem pracy sprawdź, czy kwota i zakres w PO zgadzają się z zaakceptowanym quote. Jeżeli klient wystawił PO na £2,000, a zaakceptowana oferta wynosi £2,450, nie odkładaj różnicy „na później”.
Invoice: faktura po wykonaniu lub zgodnie z harmonogramem
Invoice dokumentuje należność. Powinna odwoływać się do właściwego klienta, uzgodnionego zakresu oraz numeru PO, jeżeli kontrahent go wymaga.
W większych firmach brak numeru PO na fakturze może wystarczyć, aby dział accounts payable odrzucił dokument i przesunął płatność na kolejny cykl.
Najprostszy obieg dokumentów
- Wysyłasz quote.
- Klient akceptuje ofertę.
- Jeżeli używa PO, wysyła Purchase Order.
- Sprawdzasz zgodność PO z quote.
- Wykonujesz usługę lub dostarczasz towar.
- Dokumentujesz odbiór, jeśli ma znaczenie.
- Wystawiasz invoice z odniesieniem do PO/quote.
Co jeśli klient zmienia zakres w trakcie?
Nie próbuj upchnąć dodatkowej pracy pod stary numer PO bez uzgodnienia. Zmiana zakresu powinna mieć ślad: nowa wersja quote, change order, e-mail z akceptacją dopłaty albo dodatkowy PO.
To szczególnie ważne przy usługach budowlanych, technicznych i projektowych, gdzie „jeszcze jedna drobna rzecz” może oznaczać kilka godzin pracy i dodatkowe materiały.
Tabela kontrolna
| Dokument | Kiedy | Najważniejsza funkcja |
|---|---|---|
| Quote | przed zleceniem | ustala zakres i cenę |
| Purchase Order | po akceptacji, przed realizacją | formalizuje zamówienie klienta B2B |
| Delivery note / sign-off | przy dostawie / odbiorze | potwierdza wykonanie lub przekazanie |
| Invoice | zgodnie z umową | żąda zapłaty |
Najczęstsze błędy małej firmy
- rozpoczęcie pracy przed potwierdzeniem ceny;
- akceptacja „na telefon”, której nikt później nie potrafi odtworzyć;
- brak wersjonowania ofert;
- invoice z inną nazwą usługi niż PO;
- brak numeru PO wymaganego przez klienta;
- dodatkowa praca bez pisemnej akceptacji;
- brak dowodu odbioru przy spornej usłudze.
Porządek jest ważniejszy niż rozbudowany system
Mała firma nie potrzebuje od razu skomplikowanego ERP. Wystarczy konsekwentna numeracja dokumentów, jeden folder na każde zlecenie i zasada, że kwota oraz zakres muszą być zgodne na quote, PO i invoice. Taki porządek przyspiesza też windykację, bo łatwiej wykazać, co klient zamówił i na jakich warunkach.