Przed zatrudnieniem pracownika w Wielkiej Brytanii pracodawca powinien przeprowadzić właściwy right to work check i zachować dowód kontroli. W zależności od statusu kandydata może to oznaczać sprawdzenie online przy użyciu share code, kontrolę odpowiednich dokumentów albo inną dopuszczoną przez Home Office procedurę. Sam numer National Insurance nie potwierdza prawa do pracy.
Kiedy wykonać right to work check?
Kontrolę należy wykonać przed rozpoczęciem zatrudnienia. Jej celem jest ustalenie, czy dana osoba ma prawo wykonywać oferowaną pracę w UK oraz czy istnieją ograniczenia dotyczące rodzaju pracy lub czasu jej wykonywania.
Nie chodzi o sprawdzanie „na oko” narodowości ani o wymaganie jednego konkretnego dokumentu od każdego. Pracodawca powinien korzystać z procedur Home Office i stosować je w sposób niedyskryminujący.
Share code: kiedy używa się kontroli online?
Wiele osób posiada cyfrowy status imigracyjny i może przekazać pracodawcy share code. Kandydat generuje kod w usłudze GOV.UK, a pracodawca używa go w przeznaczonej dla pracodawców usłudze sprawdzania prawa do pracy.
Ważne: zrzut ekranu statusu przesłany przez kandydata nie zastępuje kontroli w usłudze pracodawcy. To pracodawca powinien otworzyć właściwy wynik, sprawdzić fotografię i dane osoby oraz upewnić się, że status pozwala na wykonywanie oferowanej pracy.
Czy każdy kandydat ma share code?
Nie. Sposób kontroli zależy od rodzaju statusu i dokumentów danej osoby. Dla części kandydatów właściwa będzie kontrola online, a dla innych dopuszczalna może być kontrola dokumentów z odpowiedniej listy Home Office albo Employer Checking Service.
Dlatego nie należy uznawać braku share code za automatyczny brak prawa do pracy. Trzeba ustalić, którą z oficjalnych ścieżek należy zastosować.
Numer National Insurance nie jest dowodem prawa do pracy
National Insurance number służy innym celom administracyjnym i podatkowym. Sam fakt posiadania numeru NI nie potwierdza aktualnego prawa do pracy w UK.
Podobnie brytyjski rachunek bankowy, prawo jazdy, rachunek za media czy wcześniejsze zatrudnienie nie zastępują prawidłowego right to work check.
Jak przeprowadzić kontrolę online krok po kroku?
- Poproś kandydata o share code, jeśli jego status jest sprawdzany online.
- Wejdź do oficjalnej usługi GOV.UK dla pracodawców, a nie do przypadkowej strony z wyszukiwarki.
- Wprowadź share code i wymagane dane.
- Sprawdź, czy zdjęcie i dane dotyczą osoby, którą zamierzasz zatrudnić.
- Przeczytaj dokładnie informację o prawie do pracy oraz ewentualnych ograniczeniach.
- Zachowaj wymagany zapis kontroli w sposób pozwalający wykazać, kiedy została wykonana.
Przy zatrudnianiu pierwszego pracownika warto równolegle uporządkować inne obowiązki. Zobacz Workplace pension w małej firmie w UK.
Co powinien zawierać zapis kontroli?
Home Office wymaga, aby pracodawca mógł wykazać, że prawidłowa kontrola została wykonana. Przy kontroli online należy zachować wynik w formie przewidzianej przez procedurę oraz datę sprawdzenia. Przy kontroli dokumentów trzeba zachować wymagane kopie i odnotować datę kontroli zgodnie z aktualnymi wytycznymi.
Dokumentacja powinna być przechowywana przez wymagany okres i dostępna, gdy trzeba wykazać tzw. statutory excuse przed odpowiedzialnością za zatrudnienie osoby bez prawa do pracy.
Kiedy trzeba zrobić ponowną kontrolę?
Jeżeli osoba ma czasowo ograniczone prawo do pracy, wynik kontroli może wskazywać konieczność ponownego sprawdzenia. Nie należy samodzielnie zgadywać daty. Trzeba opierać się na wyniku oficjalnej kontroli i aktualnych zasadach Home Office.
Osoba z trwałym prawem do pracy może podlegać innej procedurze niż ktoś z czasowym statusem.
Co zrobić, gdy system nie potwierdza statusu?
Brak natychmiastowego wyniku nie zawsze oznacza brak prawa do pracy. W określonych sytuacjach pracodawca może skorzystać z Employer Checking Service. Usługa jest przeznaczona m.in. do przypadków, w których statusu nie da się zweryfikować standardową ścieżką, ale istnieje podstawa do dalszego sprawdzenia.
Nie należy pozwalać kandydatowi rozpocząć pracy tylko dlatego, że „dokumenty są w toku”, jeśli wymagana kontrola nie została zakończona zgodnie z zasadami.
Right to work a status pracownika
Prawo do pracy odpowiada na inne pytanie niż to, czy dana osoba jest employee, worker czy self-employed. Można prawidłowo sprawdzić prawo do pracy, a jednocześnie błędnie sklasyfikować relację zatrudnienia.
Jeżeli współpracujesz z osobami na samozatrudnieniu, przeczytaj także Self-employed subcontractor, worker czy employee?.
Uwaga na nieaktualne i projektowane wytyczne
Home Office aktualizuje materiały dla pracodawców. Na stronie GOV.UK dostępne mogą być jednocześnie obowiązujące wytyczne oraz projekty dokumentów przygotowanych pod przyszłe zmiany. Przed kontrolą należy sprawdzić, który dokument jest aktualnie obowiązujący i od jakiej daty.
Na 11 września 2026 strona Home Office nadal wskazuje obowiązujący przewodnik z 26 czerwca 2025 roku oraz osobno projekt przewodnika opublikowany 16 lipca 2026 roku. Projektu nie należy traktować jak obowiązującej procedury, dopóki nie wejdzie w życie.
Najczęstsze pytania
Czy National Insurance number potwierdza prawo do pracy?
Nie. Numer NI nie zastępuje right to work check.
Czy każdy kandydat musi dać share code?
Nie. Oficjalna ścieżka zależy od statusu i dokumentów kandydata.
Czy zrzut ekranu od kandydata wystarczy?
Nie przy kontroli online. Pracodawca powinien sam sprawdzić status w oficjalnej usłudze i zachować wymagany wynik kontroli.
Czy trzeba ponawiać kontrolę?
W niektórych przypadkach tak, szczególnie przy czasowo ograniczonym prawie do pracy. Termin powinien wynikać z oficjalnego wyniku i aktualnych wytycznych.
Źródła
- GOV.UK — Check a job applicant’s right to work
- Home Office — Right to work checks: an employer’s guide
Uwaga prawna: zasady right to work mogą się zmieniać. Przed zatrudnieniem należy korzystać z aktualnej wersji wytycznych GOV.UK i w nietypowej sytuacji skorzystać z profesjonalnej porady.