Mała firma w Wielkiej Brytanii może wystawić fakturę, wykonać usługę i czekać tygodniami na pieniądze. W standardowym rozliczeniu VAT nie zawsze oznacza to możliwość odroczenia podatku do chwili wpływu zapłaty. Rozwiązaniem dla części przedsiębiorców jest VAT Cash Accounting Scheme – metoda, w której moment otrzymania płatności od klienta oraz zapłaty dostawcy ma zasadnicze znaczenie dla rozliczenia VAT.
Jak działa VAT Cash Accounting Scheme?
W metodzie kasowej VAT od sprzedaży zwykle rozlicza się wtedy, kiedy klient zapłaci, a VAT naliczony od zakupów odlicza się wtedy, kiedy firma zapłaci dostawcy. Oznacza to inne rozłożenie obciążeń w czasie niż przy typowym rozliczaniu faktur według zasad fakturowych. Nie jest to zwolnienie z VAT ani obniżenie jego stawki.
Metoda kasowa może pomagać firmie, której klienci płacą po długim terminie, ale nie musi być opłacalna dla przedsiębiorcy regularnie kupującego towar z odroczoną płatnością. Gdy zapłata dostawcy jest późna, późniejsze może być również odliczenie VAT od takiego zakupu.
Kto może przystąpić do scheme?
Według HMRC co do zasady do VAT Cash Accounting Scheme można przystąpić, jeżeli przewidywana wartość obrotu podlegającego VAT w kolejnym roku nie przekracza 1,35 mln funtów, a firma spełnia pozostałe warunki. Istnieją ograniczenia, m.in. dotyczące zaległości i określonych naruszeń przepisów VAT. Próg obowiązkowego opuszczenia schematu to co do zasady 1,6 mln funtów obrotu podlegającego VAT.
Przed podjęciem decyzji należy sprawdzić aktualne warunki HMRC. Nie każda transakcja może być rozliczana w tym systemie: przykładowo szczególne zasady mogą dotyczyć wybranych transakcji i dokumentów, a przedsiębiorcy korzystający z Flat Rate Scheme stosują własne reguły.
Przykład: faktura wystawiona w październiku, zapłacona w grudniu
Firma wystawia klientowi fakturę z VAT 15 października. Klient płaci 12 grudnia. W zwykłym rozliczeniu moment ujęcia VAT może przypadać na okres obejmujący wystawienie faktury lub właściwy tax point, natomiast przy kasowej metodzie i kwalifikującej się transakcji VAT zostaje uwzględniony przy otrzymaniu zapłaty. Termin składania deklaracji i faktycznego wpłacenia podatku nadal wynika z zasad dotyczących okresów VAT.
Jeżeli klient wpłaca tylko połowę należności, w kasowym rozliczeniu znaczenie ma ta faktycznie otrzymana część. Dlatego księgowość musi prawidłowo rozdzielać płatności częściowe, zaliczki i ich powiązania z dokumentami.
Na co uważać przy zakupach firmowych?
To, co pomaga przy niezapłaconych fakturach sprzedażowych, działa w drugą stronę przy zakupach. Jeżeli dostawca wystawił firmie fakturę, lecz przedsiębiorca jeszcze mu nie zapłacił, możliwość odliczenia input VAT w scheme jest co do zasady odsunięta w czasie. Porównując systemy, trzeba patrzeć na obie strony: należności od klientów i zobowiązania wobec dostawców.
Dlatego podstawą decyzji powinien być rzeczywisty 13-tygodniowy plan cash flow, a nie sama liczba wystawianych faktur. Firma z dużym poziomem niezapłaconych należności może odczuć korzyść, podczas gdy firma dokonująca kosztownych zakupów na kredyt kupiecki niekoniecznie.
Jak dołączyć do Cash Accounting Scheme?
HMRC wyjaśnia, że kwalifikujący się przedsiębiorca zasadniczo nie musi osobno powiadamiać urzędu o przystąpieniu; zaczyna stosować zasady z początkiem odpowiedniego okresu VAT i powinien prowadzić właściwą ewidencję. Nie należy mieszać metod w dowolny sposób w trakcie okresu rozliczeniowego. Przed zmianą księgowy powinien sprawdzić faktury oraz płatności przechodzące między systemami, aby żaden VAT nie został rozliczony dwa razy ani pominięty.
Kiedy metoda kasowa może nie być dobrym wyborem?
- Gdy prawie wszyscy klienci płacą z góry, a firma korzysta z długich terminów u dostawców.
- Gdy transakcje firmy podlegają szczególnym wyłączeniom albo innemu schematowi VAT.
- Gdy ewidencja płatności częściowych jest niedokładna i nie można jej szybko uporządkować.
- Gdy sezonowość zakupów powoduje większą potrzebę wcześniejszego odzyskiwania VAT od kosztów.
W firmach usługowych warto również uporządkować dokumentację odbioru prac. Materiał o potwierdzaniu wykonanej usługi przed wysłaniem końcowej faktury pokazuje, jak unikać sporów o samą należność, niezależnie od momentu rozliczenia VAT.
Jak podjąć decyzję bez zgadywania?
Zestaw w trzech kolejnych okresach VAT daty wystawienia faktur, rzeczywiste wpływy od klientów, terminy płatności dostawcom i kwoty podatku. Następnie policz, ile VAT przypadałoby do rozliczenia w obu metodach. Różnica może być tylko przejściowa, ponieważ samo scheme nie znosi należnego podatku.
VAT Cash Accounting Scheme jest narzędziem zarządzania momentem rozliczenia, a nie sposobem na trwałe zmniejszenie podatku. Jego sens zależy przede wszystkim od tego, kiedy pieniądze rzeczywiście wpływają i wypływają z rachunku firmy.