Najważniejsze: od 6 kwietnia 2026 r. pracodawcy w Anglii, Szkocji i Walii mają nowy, wyraźny obowiązek prowadzenia dokumentacji pokazującej prawidłowe rozliczanie annual leave i holiday pay. Rekordy trzeba przechowywać przez co najmniej 6 lat od dnia ich utworzenia. Nie wystarczy więc wiedzieć, że pracownik „miał około 20 dni urlopu”. Firma powinna być w stanie wykazać, ile urlopu przysługiwało, ile wykorzystano, ile przeniesiono, ile wypłacono i co dokładnie zostało uwzględnione w holiday pay.
Przepisy pozwalają wybrać rozsądny format dokumentacji — może to być system HR, payroll albo dobrze prowadzony arkusz. Kluczowa jest kompletność i możliwość wykazania zgodności z prawem.
Nowy obowiązek obejmuje nie tylko duże działy HR
Employment Rights Act 2025 wprowadził do Working Time Regulations obowiązek prowadzenia zapisów wystarczających do wykazania prawidłowego stosowania przepisów dotyczących annual leave i holiday pay.
Acas wskazuje, że od 6 kwietnia 2026 pracodawcy muszą przechowywać informacje przez co najmniej sześć lat.
Wymóg dotyczy także małego pracodawcy. Salon zatrudniający trzy osoby, firma budowlana z dziesięcioma pracownikami czy lokalna restauracja nie są zwolnione tylko dlatego, że nie mają działu HR.
Co trzeba zapisywać?
Acas wymienia co najmniej:
- holiday taken — ile urlopu pracownik wykorzystał;
- holiday carried over — ile przeniesiono z wcześniejszych lat;
- holiday pay — ile wypłacono;
- payments in lieu — np. wypłatę za niewykorzystany urlop przy zakończeniu zatrudnienia.
Dla holiday pay dokumentacja powinna również pokazywać, co uwzględniono w obliczeniu, np. regular overtime lub commission, jeśli w danym przypadku powinny wchodzić do normal remuneration.
W praktyce firma powinna móc odtworzyć dla każdego pracownika:
| Pole | Przykład |
|---|---|
| Leave year | 1 Jan 2026 – 31 Dec 2026 |
| Entitlement | 28 dni / odpowiednia liczba godzin |
| Leave taken | 12–16 May: 5 dni |
| Carry-over | 2 dni z 2025 |
| Pay basis | basic + regular overtime |
| Holiday pay amount | kwota z payroll |
| Payment in lieu | przy odejściu, jeśli dotyczy |
Holiday pay nie zawsze jest zwykłą stawką podstawową
GOV.UK rozróżnia elementy statutory leave płatne według normal rate i basic rate w zależności od rodzaju uprawnienia i typu pracownika.
Normal remuneration może obejmować między innymi:
- regular overtime;
- regular commission;
- płatności związane z długością stażu;
- niektóre dodatki zawodowe.
Jeżeli pracownik regularnie zarabia więcej niż sama stawka podstawowa, wpisanie w systemie „holiday = basic hourly rate” może być niewystarczające.
Nowy obowiązek rekordowy jest więc nie tylko archiwizacją. Zmusza firmę do pokazania, jak policzyła holiday pay.
Irregular-hours i part-year workers wymagają szczególnej uwagi
Przy pracownikach z nieregularnymi godzinami uprawnienie może narastać na podstawie przepracowanych godzin zgodnie z obowiązującymi regułami.
Acas podaje jako przykład obliczanie urlopu dla irregular-hours worker przy użyciu 12.07% przepracowanych godzin w odpowiednich przypadkach.
Jeżeli firma zatrudnia:
- kelnerów na różne zmiany;
- pracowników sezonowych;
- sprzątaczy z różną liczbą godzin;
- pracowników eventowych;
- część personelu tylko przez część roku,
arkusz urlopowy powinien zapisywać podstawę naliczenia, a nie tylko finalną liczbę godzin urlopu.
Rolled-up holiday pay: tylko dla określonych pracowników
Rolled-up holiday pay oznacza wypłacanie dodatku urlopowego razem z normalnym wynagrodzeniem zamiast płacenia osobno w czasie urlopu.
Obecne zasady dopuszczają ten model dla określonych irregular-hours i part-year workers. Nie wolno automatycznie stosować go do zwykłych regular-hours workers.
Jeżeli firma używa rolled-up holiday pay, powinna wyraźnie wykazywać tę kwotę na payslipie i prowadzić dokumentację pozwalającą odtworzyć obliczenia.
Nie wpisuj po prostu jednej wyższej stawki godzinowej i nie zakładaj, że „urlop jest w niej zawarty”, jeśli przepisy dla danego rodzaju pracownika tego nie dopuszczają.
Carry-over również trzeba rejestrować
Nie każdy niewykorzystany dzień przepada z końcem leave year. Prawo przewiduje sytuacje, w których pracownik może lub musi przenieść część urlopu.
Może to dotyczyć m.in. określonych przypadków:
- choroby;
- maternity i innych statutory family leave;
- sytuacji, w której pracodawca nie zapewnił realnej możliwości wykorzystania urlopu;
- braku prawidłowej informacji o prawie do leave lub ryzyku jego utraty.
Nowy obowiązek oznacza, że carry-over nie może istnieć tylko „w pamięci managera”. Trzeba zapisać liczbę dni lub godzin oraz podstawę rozliczenia.
Pracownik odchodzi: payment in lieu też zostaje w dokumentacji
Gdy zatrudnienie się kończy, pracownik może mieć niewykorzystany statutory holiday entitlement. W określonych warunkach firma wypłaca payment in lieu.
Dokumentacja powinna pokazywać:
- stan entitlement na dzień zakończenia zatrudnienia;
- urlop już wykorzystany;
- ewentualny carry-over;
- podstawę obliczenia;
- kwotę payment in lieu.
To szczególnie ważne, gdy leaver ma zmienne godziny i zmienne wynagrodzenie.
Czy potrzebuję drogiego systemu HR?
Nie. Acas potwierdza, że pracodawca może wybrać rozsądny format dokumentacji.
Dla małej firmy wystarczy dobrze zaprojektowany system, np.:
- payroll z modułem leave;
- HR software;
- arkusz kalkulacyjny z historią zmian;
- połączenie payroll + zatwierdzone wnioski urlopowe.
Najważniejsze, aby rekord był:
- czytelny;
- spójny z payroll;
- odporny na przypadkowe nadpisanie;
- przechowywany co najmniej 6 lat;
- dostępny przy kontroli lub sporze.
Nie polegaj wyłącznie na kalendarzu Google, wiadomościach WhatsApp albo papierowych kartkach, jeśli nie pozwalają one wykazać sposobu obliczenia holiday pay.
Brak rekordów może być wykroczeniem
Employment Rights Act zmienił Working Time Regulations tak, aby niedopełnienie obowiązku prowadzenia wymaganych rekordów annual leave mogło stanowić offence, za które możliwa jest kara finansowa.
Dodatkowo Fair Work Agency ma stopniowo przejmować egzekwowanie szerszego zakresu praw pracowniczych, w tym związanych z holiday pay.
Dla firmy koszt problemu może więc obejmować nie tylko samą niedopłatę urlopową, ale również:
- czas na odtwarzanie danych;
- spór z pracownikiem;
- koszty doradców;
- problemy podczas kontroli;
- potencjalną karę.
Checklista dla małej i średniej firmy
- Sprawdź, jaki leave year stosuje firma.
- Ustal entitlement każdego pracownika.
- Zapisuj każdą zatwierdzoną nieobecność.
- Zapisuj carry-over.
- Przechowuj podstawę obliczenia holiday pay.
- Uwzględniaj właściwe elementy normal remuneration.
- Oddziel zasady dla regular-hours i irregular-hours workers.
- Sprawdź, czy rolled-up holiday pay jest legalnie stosowane.
- Dokumentuj payment in lieu przy odejściu.
- Ustaw retencję danych na minimum 6 lat.
- Porównuj leave records z payroll.
- Nie usuwaj poprzednich lat po zamknięciu roku urlopowego.
Polskiego księgowego, payroll specialist albo firmę HR działającą w Wielkiej Brytanii można znaleźć przez Polska Firma w UK oraz katalog polskich firm w UK.
FAQ
Od kiedy trzeba przechowywać holiday records przez 6 lat?
Nowy obowiązek działa od 6 kwietnia 2026.
Czy Excel wystarczy?
Może wystarczyć, jeśli rekordy są kompletne, wiarygodne i pokazują zgodność z przepisami. Prawo nie wymaga jednego konkretnego systemu.
Czy trzeba zapisywać tylko dni urlopu?
Nie. Acas wskazuje również holiday carried over, holiday pay oraz payments in lieu. Dla holiday pay trzeba zachować szczegóły dotyczące składników użytych w obliczeniu.
Czy obowiązek dotyczy Northern Ireland?
Opisany obowiązek wynika z Working Time Regulations 1998 i Employment Rights Act 2025 dla Great Britain. Northern Ireland ma odrębne przepisy dotyczące prawa pracy i należy sprawdzić je osobno.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest indywidualną poradą prawną ani payrollową.