Od 6 kwietnia 2026 r. zatwierdzona stawka mileage allowance dla samochodu lub vana wynosi 55p za pierwsze 10,000 mil służbowych w roku podatkowym, a następnie 25p za milę. Dla motocykli pozostaje 24p, a dla rowerów 20p. Zmiana ma znaczenie zarówno dla pracownika używającego prywatnego auta do pracy, jak i firmy projektującej politykę zwrotu kosztów przejazdów.
Co jest business mileage, a co zwykłym dojazdem?
Przejazd służbowy to podróż wykonywana w związku z obowiązkami zawodowymi, np. z biura do klienta albo między miejscami pracy. Zwykły dojazd z domu do stałego miejsca pracy jest zasadniczo ordinary commuting i nie powinien być automatycznie traktowany jak służbowa mila tylko dlatego, że pracownik korzysta z własnego samochodu.
| Przejazd | Zwykle business mileage? |
|---|---|
| Biuro → klient | tak, jeśli podróż wynika z pracy |
| Klient A → klient B | tak |
| Dom → stałe biuro | zwykle nie |
| Dom → tymczasowe miejsce pracy | może być, zależnie od zasad i okoliczności |
| Prywatny objazd podczas podróży służbowej | część prywatna nie |
Stawki 2026/27
| Pojazd | Approved mileage amount |
|---|---|
| Samochód / van — pierwsze 10,000 mil | 55p za milę |
| Samochód / van — ponad 10,000 mil | 25p za milę |
| Motocykl | 24p za milę |
| Rower | 20p za milę |
Limit 10,000 mil odnosi się do roku podatkowego i łącznej liczby kwalifikujących się mil dla samochodu/vana danego pracownika, a nie do każdego klienta osobno.
Co obejmuje stawka mileage?
Approved mileage rate ma w uproszczeniu pokrywać koszty używania prywatnego pojazdu do podróży służbowych: paliwo, zużycie, serwis, ubezpieczenie i amortyzację. Dlatego nie należy jednocześnie rozliczać tej samej podróży w sposób dublujący koszty, np. pełna stawka mileage plus prywatny rachunek za paliwo jako drugi zwrot za to samo użycie.
Jeżeli firma płaci mniej niż stawka HMRC
Pracownik może mieć możliwość ubiegania się o Mileage Allowance Relief od różnicy między approved amount a kwotą zwróconą przez pracodawcę, jeśli spełnia warunki. To nie oznacza, że HMRC wypłaca całą różnicę w gotówce — ulga działa podatkowo.
Jeżeli firma płaci więcej
Nadwyżka ponad approved mileage amount może mieć konsekwencje podatkowe i payroll. Dlatego polityka „płacimy £1 za każdą milę, bo tak jest prościej” wymaga sprawdzenia przez księgowego lub payroll, a nie tylko wpisania stawki do aplikacji.
Jak prowadzić ewidencję mil?
- data podróży;
- punkt startu i cel;
- cel biznesowy, np. „montaż u klienta X”;
- liczba mil służbowych;
- pojazd użyty do przejazdu;
- kwota zwrócona przez firmę;
- ewentualne parkingi i opłaty drogowe rozliczane osobno zgodnie z polityką.
Samo „500 mil w maju” jest słabym dowodem. Dobra ewidencja pozwala odtworzyć, gdzie i po co odbyła się podróż.
Co z właścicielem limited company?
Dyrektor lub pracownik spółki używający prywatnego samochodu do kwalifikujących się podróży służbowych może stosować zasady mileage podobnie jak inni pracownicy, ale trzeba oddzielić prywatne auto od samochodu należącego do firmy. Company car ma inny system rozliczania i świadczeń.
A self-employed?
Osoba self-employed może rozliczać koszty pojazdu według właściwej metody dopuszczonej dla jej działalności, a uproszczone mileage rates nie są tym samym procesem co zwrot kosztów pracownikowi spółki. Wybór metody powinien być konsekwentny i zgodny z zasadami HMRC.
Jeśli w firmie pracują subcontractorzy, najpierw upewnij się, że relacja ma prawidłowy status. Pomocny jest poradnik self-employed subcontractor, worker czy employee.
Przykład
Pracownik przejechał prywatnym autem 6,000 kwalifikujących się mil służbowych od 6 kwietnia do końca sierpnia 2026 r. Przy stawce 55p approved amount wynosi £3,300. Jeżeli w kolejnych miesiącach przekroczy 10,000 mil w tym samym roku podatkowym, dalsze kwalifikujące się mile samochodem/vanem wchodzą w niższy próg 25p.
FAQ
Czy 55p dotyczy każdego kilometra?
Nie. Stawka jest podana za milę i dotyczy kwalifikujących się business miles.
Czy paliwo można doliczyć osobno?
Przy zwrocie według approved mileage rate paliwo jest częścią ekonomiki tej stawki. Inne zasady mogą dotyczyć company cars.
Czy parking liczy się do mileage?
Parking i określone opłaty za podróż mogą być rozliczane osobno, jeśli są rzeczywiście biznesowe i polityka firmy je dopuszcza.