Jeżeli mała firma w UK ma pracowników, PAYE w roku podatkowym 2026/27 wymaga przede wszystkim terminowego raportowania FPS oraz terminowej zapłaty PAYE i National Insurance do HMRC. Full Payment Submission wysyła się co do zasady najpóźniej w dniu wypłaty. Employer Payment Summary służy m.in. do zgłaszania określonych korekt i okresów bez wypłat. Płatność elektroniczna za poprzedni tax month powinna zwykle dotrzeć do HMRC do 22. dnia następnego miesiąca.
Tax month w PAYE nie pokrywa się z miesiącem kalendarzowym
Brytyjski miesiąc podatkowy dla PAYE biegnie od 6. dnia miesiąca do 5. dnia kolejnego. To ważne przy rozliczaniu wynagrodzeń, bo payroll z końca kwietnia może należeć do okresu 6 kwietnia–5 maja. Rok podatkowy 2026/27 trwa od 6 kwietnia 2026 do 5 kwietnia 2027.
FPS: raport wysyłany przy wypłacie
FPS zawiera dane o wynagrodzeniach, podatku, składkach NIC i innych elementach payroll. Zasada „on or before payday” oznacza, że raport nie powinien być odkładany do końca miesiąca, jeżeli pracownik dostał pieniądze wcześniej.
- dane pracownika i okres płacowy;
- brutto podlegające raportowaniu;
- PAYE Income Tax;
- employee i employer National Insurance;
- pension-related payroll data tam, gdzie ma zastosowanie;
- informacje o zatrudnieniu wymagane przez payroll.
EPS: kiedy jest potrzebny?
Employer Payment Summary nie jest „drugim FPS-em”. Używa się go w określonych sytuacjach, np. gdy firma chce zgłosić brak płatności dla pracowników w danym tax month albo skorzystać z określonych odliczeń i odzysków, których nie raportuje się wyłącznie FPS. Jeśli EPS ma zmniejszyć kwotę należną HMRC, istotny jest termin jego wysłania — zwykle do 19. dnia po zakończeniu danego tax month.
Kiedy zapłacić HMRC?
| Sposób | Typowy termin |
|---|---|
| Płatność elektroniczna | do 22. dnia po zakończeniu tax month |
| Płatność pocztą / metodą z terminem 19. | do 19. dnia — sprawdź właściwą metodę i czas księgowania |
| Quarterly payments | tylko dla uprawnionych małych pracodawców; terminy kwartalne |
| FPS | w dniu wypłaty lub wcześniej |
| EPS wpływający na należność | zwykle do 19. dnia następnego tax month |
Liczy się moment, w którym środki docierają do HMRC, a nie tylko chwila zlecenia przelewu. Przy weekendach i bank holidays warto uwzględnić czas rozliczenia.
Employment Allowance może obniżyć Employer NIC
Uprawnione firmy mogą w roku 2026/27 korzystać z Employment Allowance, który może obniżyć należny Employer’s National Insurance do aktualnego limitu. Nie każda firma kwalifikuje się automatycznie i roszczenie jest elementem payroll. Szczegóły dla małych firm opisuje Employment Allowance 2026/27.
Nowy pracownik: payroll to nie tylko stawka
Przed pierwszą wypłatą trzeba zebrać poprawne dane pracownika, ustalić tax code zgodnie z dostępnymi dokumentami, sprawdzić obowiązki pension auto-enrolment i status zatrudnienia. Nie należy używać PAYE jako sposobu na „naprawienie” źle zaklasyfikowanej relacji z kontraktorem.
Różnicę między employee, worker i self-employed subcontractor opisuje poradnik o statusie osoby pracującej dla firmy w UK.
Najczęstsze błędy małej firmy
- wysłanie FPS po dniu wypłaty bez prawidłowego powodu;
- pomieszanie daty przelewu z datą payroll;
- brak EPS w miesiącu, w którym był potrzebny;
- zapłata HMRC bez właściwej referencji;
- nieuwzględnienie korekt z wcześniejszego okresu;
- ręczne poprawki poza payroll bez śladu audytowego;
- brak uzgodnienia sum payroll z kontem HMRC.
Miesięczna rutyna, która ogranicza chaos
- Zamknij dane o godzinach, urlopach i zmianach wynagrodzeń przed payroll.
- Przelicz payroll i sprawdź wartości odstające.
- Wyślij FPS on or before payday.
- Wyślij EPS, jeśli jest wymagany.
- Zapisz payroll reports i potwierdzenia RTI.
- Uzgodnij kwotę PAYE/NIC z HMRC.
- Zaplanuj płatność tak, by dotarła do 22. dnia.
- Zachowaj potwierdzenie zapłaty i wykonaj reconciliation.
FAQ
Czy FPS można wysłać po wypłacie?
Zasadą jest wysyłka w dniu wypłaty lub wcześniej. HMRC przewiduje określone wyjątki i kody powodów, ale nie należy traktować spóźnionej wysyłki jako normalnego procesu.
Czy EPS wysyła się co miesiąc?
Nie zawsze. Jest potrzebny w konkretnych sytuacjach, np. przy określonych korektach albo gdy nie wypłacono wynagrodzeń i trzeba poinformować HMRC.
Czy termin płatności PAYE to zawsze 22.?
Dla standardowej miesięcznej płatności elektronicznej zwykle tak. Inne metody i uprawnione rozliczenie kwartalne mają inne terminy.